Assistante de Direction

Intitulé du poste recherché

Assistante de Direction

Formation

BTS Assistante Manager

Expérience

5 à 10 ans

Assistante de direction depuis 8 ans :

Gestion de l’agenda et des priorités, des réunions :
a) Préparation et organisation de rendez-vous et de réunions
b) Rédaction de courriers, convocation préalable aux entretiens (des membres du CODIR )
c) Réservation et gestion de salles
d) Support administratif (assurances – finances) (des membres du CODIR)

Organisation des déplacements :
a) Gestion des réunions et des rendez-vous (de la directrice) (des membres du CODIR)
b) Gestion de réservations : vols, transports, hôtels (de la directrice) (des membres du CODIR )
c) Gestion des abonnements et cartes de fidélité (de la directrice) (des membres du CODIR )
d) Création, suivi et pilotage du workflow des Ordres de mission (de la directrice) (des membres du CODIR)
e) Diffusion d’informations et mise en relation des acteurs sur le topic carte corporate
f) Création, suivi du workflow des notes de frais (de la directrice)
g) Gestion des déplacements groupés : étude feuille de route, prix, suivi des réservations, annulation et report (du
département)
h) Gestion des repas de fin d’année : Etude logistique et financière (des membres du CODIR)

Organisation des journées fournisseurs :
a) Montage du comité de Pilotage
b) Organisation des réunions – Gestion des agendas
c) Étude de lieu et Étude des dépenses prévisionnelles
d) Coordination interne et externes sur les flux logistiques
e) Gestion de l’information en interne et en externe : invitations, procédures, supports de communications
Organiser le traitement et la diffusion des informations en interne/externe (du département):
a) Rédaction de notes et de courriers, rédaction de compte-rendu à partir de consignes orales et/ou de dossiers
« Flash Achat », « notes de service Tarbes »
b) Rédaction d’organigramme et diffusion en interne et externe
c) Rédaction des calendriers de jours d’absence et partage
d) Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et
de l’archivage- TEAMS, Gestion des contrats
e) Campagne de mailing Sarbacane : Mise en forme document sur software, suivi des envois, relances
f) Gestion du site MyAchat : Configuration et mise à jour de l’intranet
g) Gestion des tâches sous DocuSign : envoi et suivi des courriers et des signatures, support aux équipes pour
former à l’outil, support aux équipes en cas de problème technique Traduction de document en anglais

Former et intégrer les nouveaux arrivants (du département) :
a) Mise à jour des supports et partage des outils de communication : intranet, pack Newcomer, achats
responsables
b) Formation aux topics achats : valeurs, enjeux stratégiques, achats responsables, déplacements professionnels,
outils corporate

Gestion des demandes d’achats (ERP) :
a) Création, suivi, réception des demandes d’achats (du département)
b) Traitement des litiges

Gestion de l’environnement de travail (du département) :
a) Pause-café
b) Création, suivi, pilotage entre les différentes parties prenantes et livraison des demandes matériels ou de software
c) Superviser les demandes matérielles et immatérielles liés au milieu du travail (du département)

Gestion des commandes sous E-catalogue (du département) :
a) Centralise les besoins
b) Création des commandes, suivi et réception

Compétences

• Superviser l’intégration des ressources humaines

• Rédiger des documents

• Communiquer en interne et en externe

• Organiser les évènements professionnels

• Gérer les agendas et les déplacements professionnels

• Gérer les tâches administratives

• Accompagner à la mise en application des procédures

• Travailler en équipe

Connaissances informatiques

• Pack Office : Excel, PowerPoint, Word, Teams, Sharepoint, Forms

• SAP

• SAP CONCUR (logiciel de gestion de

déplacement et notes de frais)

• Logiciel de campagne de mailing

• Logiciel de signature électronique

Connaissances linguistiques

Anglais niveau intermédiaire

Disponibilité

Immédiate

Mobilité

Autre